Caricare, associare e condividere un documento

Caricare, associare e condividere un documento

É possibile caricare e modificare un documento da diversi punti del portale. Tutti i punti di ingresso hanno lo stesso procedimento.

Oltre al modulo generico Documenti (Modulo Documenti), i documenti possono essere gestiti a partire dalle seguenti sezioni:

• Anagrafiche Persone

• Anagrafiche Aziende

• Anagrafiche Clienti

• Anagrafiche Lavoratori (rapporto contrattuale)

• Anagrafiche Servizi

Caricando un documento da una di queste sezioni, i campi Entità associata e quello relativo all'azienda, servizio, cliente, persona o rapporto contrattuale associato saranno già precompilati e non modificabili, rendendo il processo più rapido e preciso.

Caricare un documento con punto di ingresso generico

• Tipo documento (Obbligatorio):
  Selezionare la tipologia del documento da creare (es. contratto, certificato, attestato, ecc.).

• Nome documento (Obbligatorio):
  Inserire il nome del documento per identificarlo facilmente.

• Entità associata (Obbligatorio):
  Indicare a quale entità si riferisce il documento.

  • Non selezionato: il documento sarà visibile a tutti i lavoratori (essendo l'unico gruppo di condivisione nella versione Lite).

  • Persona: documento legato a un individuo (es. Carta d'identità)

  • Azienda: documento relativo a un'azienda (es. DURC)

  • Cliente: documento associato a un cliente (es. Contratto di fornitura)

  • Servizio: documento relativo a un servizio (es. Contratto d'appalto)

• Gruppo di condivisione:
  Permette di selezionare chi potrà visualizzare il documento, definendo così i permessi di accesso.

• Numero documento:
  Codice identificativo del documento.

• Ente rilascio:
  Specificare l’ente che ha rilasciato il documento (es. INPS, ASL, Agenzia delle Entrate).

• Data documento:
  Indicare la data in cui il documento è stato emesso. Può essere utile per tracciabilità e gestione scadenze.

• Data inizio validità:
  Definisce la data da cui il documento ha effetto. Può coincidere con la data del documento o essere successiva.

• Data fine validità:
  Se applicabile, indicare la data di scadenza del documento o il termine del periodo di riferimento.

• Allegati:
  Caricare file relativi al documento (es. PDF, immagini, scansioni).

Dopo aver compilato i campi, necessario finalizzare l’operazione cliccando su "+ Crea" in alto a destra.

Dopo aver cliccato su "Crea", viene visualizzata la schermata di gestione del documento con le relative opzioni.

⚠️Attenzione: una volta creato il documento, NON sarà automaticamente condiviso. L'utente può decidere se mantenere il documento privato, modificarlo, eliminarlo o condividerlo con altri.

• Stato del documento: il documento è contrassegnato come "Non condiviso", indicato da un'etichetta gialla. Questo significa che al momento è visibile solo all’utente che lo ha creato e non è stato ancora condiviso con altri.

• Occhio (Visualizzazioni): mostra il numero di utenti che hanno visualizzato il documento, con data e ora.

• Elimina: permette di eliminare definitivamente il documento.

  ⚠️Attenzione: azione irreversibile.

• Salva: consente di salvare eventuali modifiche apportate al documento.

• Condividi: consente di condividere il documento con il gruppo di condivisione selezionato, rendendolo accessibile agli utenti associati.