Buste paga, mensilità aggiuntive e certificazioni uniche lavoratori

Caricare buste paga nel portale web Geobadge (amministratore)

Geobadge consente di gestire l’invio, la consegna e la notifica di lettura delle buste paga in conformità alla normativa vigente.

Il processo è disponibile per buste paga mensili, le mensilità aggiuntive (Es. tredicesima, quattordicesima, ecc.) e le certificazioni uniche dei lavoratori.

L'amministratore del portale può caricare il file unico ricevuto dal centro paghe cliccando Carica buste paga e Geobadge genera, da questo file, i singoli file pdf per ogni busta paga, dividendo e distribuendo i documenti in modo completamente automatizzato. La procedura include comunicazioni via email e notifiche push ai lavoratori:

• Azienda: selezionare l’azienda per cui si stanno caricando i cedolini.

• Carica il pdf unico con tutte le buste paga: premere il bottone Carica un pdf e selezionare il file unico del centro paghe (da caricare dal vostro pc, notebook, tablet ecc.)

• Tipo: selezionare tra il tipo Busta paga oppure Certificazione unica.

• Mese: selezionare il mese di competenza dei cedolini.

• Mensilità: selezionare il nr. della mensilità.

• Descrizione: inserire una descrizione (facoltativa) che sarà il nome del file visibile per il lavoratore nel portale web Geobadge e nella app Geobadge (molto utile nel caso in cui ci siano buste paga per mensilità aggiuntive per lo stesso mese, come ad esempio tredicesime, quattordicesime, ecc. oppure certificazioni uniche).

• Associa a rapporto contrattuale più recente:

  • Se attivo, nel caso di più rapporti contrattuali per la stessa persona, la busta paga verrà associata automaticamente al rapporto contrattuale più recente

  • Se non attivo, nel caso di più rapporti contrattuali per la stessa persona, la busta paga dovrà essere associata manualmente al rapporto contrattuale.

• Separa pdf: il sistema esegue una pre-analisi del file unico, suddividendo tutte le buste paga per lavoratore e rapporto contrattuale. Durante questa fase della procedura nessuna busta paga è stata effettivamente distribuita, l'amministratore può verificare il risultato della pre-analisi e se necessario associare manualmente le buste paga non ancora assegnate a nessun lavoratore (l’associazione avviene per codice fiscale del lavoratore):
  
  Nell’esempio dell’immagine:

  • Pagina 1: busta paga correttamente associata al lavoratore MARCO BIANCHI.

  • Pagina 2: esiste la busta paga nel file unico ma non è stato trovato il lavoratore (rapporto contrattuale) in Geobadge.

  • Pagina 3: busta paga correttamente associata al lavoratore BEATRICE VERDI.

  • Pagina 4: esiste la busta paga nel file unico ma non è stato trovato il lavoratore (rapporto contrattuale) in Geobadge.

  • Pagina 5: manca la busta paga nel file unico per il lavoratore attivo VERONESI MARIO.

  Cliccando Visualizza viene visualizzata la busta paga associata per verificarne la correttezza (utile soprattutto nella fase iniziale).

• Mostra solo pagine con warning: possibilità di visualizzare, nella griglia dati contenente l’elenco dei lavoratori e le associazioni alle buste paga, solo i rapporti contrattuali che necessitano di attenzione (e che probabilmente si renderà necessario l’intervento manuale dell’utente amministratore).

  ⚠️Attenzione: le buste paga con anomalie non verranno caricate ma è possibile correggere manualmente gli errori tramite la funzionalità Controlla manualmente (Es. nessun lavoratore associato > Associa rapporto manualmente).

• Controlla manualmente: funzionalità per controllare le associazioni buste paga à lavoratori ed eventualmente associare manualmente i documenti che non sono stati assegnati in automatico:
  

• Carica buste paga: premendo la funzionalità Carica buste paga le buste saranno effettivamente smistate e disponibili in tempo reale per i lavoratori (sia nel portale web Geobadge che nella app Geobadge) e tutti gli utenti coinvolti nel processo ricevono comunicazioni via email e notifiche push.

Caricare buste paga per mensilità aggiuntive e certificazioni uniche (amministratore)

Come per le buste paga, Geobadge consente di gestire l’invio, la consegna e la notifica di lettura delle buste paga di mensilità aggiuntive (Es. tredicesima, quattordicesima, ecc.) e le certificazioni uniche dei lavoratori.

L'amministratore del portale può caricare il file unico ricevuto dal centro paghe cliccando Carica buste paga e Geobadge genera, da questo file, i singoli file pdf per ogni busta paga e/o certificazione unica, dividendo e distribuendo i documenti in modo completamente automatizzato. La procedura include comunicazioni via email e notifiche push ai lavoratori.

Presta attenzione alla Descrizione: è un campo facoltativo ma è estremamente consigliato l’inserimento di una dicitura utile per capire che sono cedolini diversi per lo stesso mese (Es. Tredicesima, Quattordicesima, CU 2024 ANNO 2023, ecc.):

Report tracciabilità consegna buste paga

In Italia, la consegna della busta paga al lavoratore è obbligatoria e deve essere tracciabile in caso di controllo da parte dell’Ispettorato del Lavoro o dell’INPS.

Il D.Lgs 81/2015 e successive norme, oltre al GDPR, impongono alle aziende che:

• La busta paga sia consegnata in modo che sia possibile dimostrare la data e il modo della consegna (fisica o, come nel caso di Geobadge, digitale).

• Il lavoratore deve poter accedere al proprio cedolino in modo sicuro e riservato (importante quanto indicato nella specifica tecnica Geobadge in materia di accesso univoco e modifica in autonomia di username, e-mail - di notifica - e password).

• L’azienda deve conservare una prova di consegna che possa essere esibita in caso di verifica.

La stampa generata da Geobadge rappresenta un report di tracciabilità conforme agli obblighi normativi italiani (D.Lgs 81/2015, GDPR) relativi alla consegna delle buste paga. Il documento è prodotto automaticamente dal sistema e riporta, in formato tabellare, le seguenti informazioni per ogni lavoratore:

• Tipo Documento: Specifica il tipo di file consegnato (es. “Busta paga”).

• Mensilità: Mese di riferimento della busta paga (es. “6” per giugno).

• Lavoratore: Nome e cognome del dipendente.

• Codice Fiscale: Codice fiscale univoco del lavoratore, utile per l’identificazione.

• Data di caricamento: Timestamp (data e ora) in cui il documento è stato caricato nel sistema Geobadge.

• Data di lettura: Timestamp della prima lettura da parte del dipendente, se avvenuta. Se il documento non è stato aperto, è indicato come “NON LETTO”.

La stampa include inoltre un’annotazione automatica di sistema, posta in basso, che certifica la generazione del report alla data specificata (es. “documento generato automaticamente dal sistema Geobadge in data 30/07/2025”).

Autorizzazioni del file PDF

Il documento PDF prodotto è protetto e presenta restrizioni sulle seguenti funzionalità, a tutela dell’integrità e della riservatezza dei dati:

• ❌ Commenti

• ❌ Copia del contenuto (anche per accessibilità)

• ❌ Modifica del contenuto

• ❌ Compilazione moduli

• ❌ Firma

• ✅ Stampa consentita

Queste restrizioni sono coerenti con la natura del documento, che ha valore di prova di consegna e non deve essere alterabile o distribuibile impropriamente.

Visualizzare, cercare e scaricare le buste paga di tutti i lavoratori dal portale Geobadge (amministratore)

La funzionalità Gestione buste paga permette di visualizzare, cercare e scaricare le buste paga, le buste paga per mensilità aggiuntive e le certificazioni uniche di tutti i lavoratori gestiti:

1. Elimina: permette di eliminare il documento selezionato.

   ⚠️Attenzione: non esiste il cestino dei documenti eliminati. Premendo elimina e confermando il messaggio di cancellazione un documento non è recuperabile.

2. Visualizza: permette di visualizzare l’anteprima della busta paga.

3. Scarica: permette di eseguire il download della busta paga selezionata sul proprio pc, notebook o tablet.

La conferma di lettura da parte del lavoratore è a norma di legge e viene visualizzata nella colonna Data di lettura.

Visualizzare, cercare e scaricare le buste paga personali dal portale web Geobadge (lavoratore)

Nel portale web Geobadge i lavoratori possono usufruire della funzionalità di visualizzazione, ricerca e download delle proprie buste paga, a condizione che la funzione di accesso al portale, sia stata abilitata dall’utente amministratore nell’anagrafica utente in

Ogni utente abilitato può visualizzare, cercare e scarica i documenti personali accedendo alla funzionalità disponibile in

Visualizzare, cercare e scaricare le buste paga personali dalla app Geobadge (lavoratore)

Oltre al portale web Geobadge i lavoratori possono usufruire della funzionalità di visualizzazione, ricerca e download delle proprie buste paga dalla app Geobadge, a condizione che la funzione di accesso alla app, sia stata abilitata dall’utente amministratore nell’anagrafica utente in

Per visualizzare, cercare e scaricare i documenti personali il lavoratore può accedere alla funzionalità