La conservazione sostitutiva è un processo digitale che permette di archiviare e conservare documenti informatici in modo legalmente valido, garantendone nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Per le note spese, la conservazione sostitutiva permette di eliminare definitivamente l’archivio cartaceo e di conservare i documenti per 10 anni, come previsto dalla normativa italiana.
Quali sono i vantaggi reali per il cliente?
Eliminazione della carta: non è più necessario conservare fisicamente ricevute e documenti per 10 anni.
Validità legale garantita: l’archiviazione conforme rende i documenti opponibili a terzi e validi in caso di controlli fiscali.
Automazione totale grazie a Geobadge:
I documenti vengono inviati automaticamente in conservazione e il processo è completamente integrato con Geobadge, senza procedure esterne;
Geobadge compila automaticamente tutti i metadati obbligatori per la conservazione, eliminando errori manuali e perdite di tempo.
Riduzione dei rischi: niente più documenti persi, illeggibili, archiviati in modo disordinato o non conforme.
Scalabilità: nessun costo aggiuntivo di attivazione per la conservazione di nuove classi documentali non appena rese disponibili (come ad esempio buste paga, certificazioni uniche, contratti, documenti, ecc.).
Attivazione
È richiesto un costo iniziale per l’attivazione dell’account di conservazione presso il partner tecnologico Ifin Sistemi (Padova). Nota importante: se nel vostro account Geobadge sono gestite più società, il costo di attivazione viene applicato per ogni società per cui si attiva il servizio.
Conservazione sostitutiva - Spazio a norma (10 anni)
Costo annuale per i documenti conservati che comprende:
fino a 1 GB / anno di conservazione;
1 utente esterno per l’accesso al portale Ifin Sistemi;
integrazione completa con Geobadge e compilazione automatica dei
metadati obbligatori per la conservazione;
tutte le classi documentali disponibili oggi e future (senza costi extra).
Spazio su disco - Archiviazione standard Geobadge
Fino a 3 GB inclusi nel canone Geobadge.
Costo annuale aggiuntivo per ogni GB extra, comprensivo di spazio, backup e integrazione.
Quante note spese servono per consumare 1 GB?
Il file Pdf di una nota spese contenente 20 spese (20 foto di scontrini standard) occupa circa 1,6 KB.
In base a questa stima, è possibile archiviare fino a circa 625 note spese per ogni 1 GB di spazio disponibile.
I valori riportati sono puramente indicativi e possono variare in base alla qualità delle immagini e ad altri fattori tecnici.