Le Aree Tipi Documento permettono di organizzare tutti i documenti aziendali all'interno di una struttura gerarchica, suddividendoli per categorie e sottocategorie. In questo modo ogni documento viene archiviato nella sezione più appropriata, rendendone più semplice la ricerca, la consultazione e la gestione.

Nell'esempio riportato sono state create macroaree, come Clienti - Documenti Clienti e HR - Documenti Risorse Umane, ulteriormente suddivise in categorie e sottocategorie (ad esempio Assunzione e Contratti, Privacy GDPR, Compliance), così da rispecchiare l'organizzazione documentale dell'azienda.

Creare una nuova area

Per creare una nuova area documentale è sufficiente cliccare il pulsante Crea in alto a destra.
Si aprirà una finestra in cui compilare i seguenti campi:

• Descrizione: inserire il nome dell'area documentale.
  es. DOCUMENTI DELLA NORMA

• Codice area: indicare un codice identificativo che consenta di riconoscere facilmente l'area.
  es. ISO27001

• Area padre: selezionare un'area esistente solo se la nuova area rappresenta una sottocategoria. In questo modo verrà creata una struttura gerarchica.
  es. Descrizione: Manuale
  Area padre: ISO27001 - DOCUMENTI DELLA NORMA

  

Esempio

Per creare una nuova area dedicata ai documenti della norma ISO 27001, compilare i campi come segue:

• Descrizione: DOCUMENTI DELLA NORMA

• Codice area: ISO27001

• Area padre: lasciare il campo vuoto.

Successivamente, per creare una sottocategoria denominata 0 - MANUALE, sarà sufficiente compilare:

• Descrizione: 0 - MANUALE

• Codice area: (facoltativo)

• Area padre: ISO27001 - DOCUMENTI DELLA NORMA

In questo modo la sottocategoria verrà automaticamente inserita all'interno dell'area principale, creando una struttura gerarchica facilmente navigabile.

Modificare un'area

Per modificare un'area documentale è sufficiente selezionare l'area interessata e cliccare il pulsante Modifica in alto a destra.
Si aprirà la finestra con i campi da modificare.

Eliminare un'area

Per eliminare un'area documentale, selezionare l'area interessata e cliccare il pulsante Elimina in alto a destra.
Prima di procedere con l'eliminazione, il sistema richiederà di selezionare un'area di destinazione nella quale migrare tutti i Tipi Documento attualmente associati all'area che si intende eliminare.

Una volta selezionata l'area di destinazione, cliccare su Elimina per confermare l'operazione.