Gestione documenti tramite portale web Geobadge
Il modulo Documenti permette di gestire i documenti relativi ai rapporti contrattuali dei lavoratori, delle aziende, dei clienti e dei servizi. Tra i file gestiti rientrano più di 55 tipi documenti, come carte d'identità, permessi di soggiorno, attestati, contratti di lavoro, comunicazioni aziendali, ecc.
Questa funzione è disponibile esclusivamente sul portale web hr.geobadge.com e non tramite l'app.
Il modulo documenti consente di caricare, visualizzare, cercare, scaricare e condividere i documenti gestiti, in base al gruppo di condivisione di appartenenza. Questa organizzazione permette di mantenere un accesso sicuro e strutturato ai documenti aziendali.
Portale web > Documenti |
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Questa schermata consente di gestire e organizzare i documenti in base ai gruppi di condivisione.
Le principali funzionalità visibili includono:
Tutti i documenti: un'area che raccoglie tutti i file disponibili nel sistema.
Gruppi di condivisione: elenchi di utenti che hanno accesso a specifici documenti. Ogni gruppo è identificato da un nome e dai ruoli assegnati (es. Lavoratori, Responsabili e Lavoratori, Solo Admin e Gestori). Le etichette colorate identificano i ruoli che possono accedere ai documenti (es. "Lavoratore" in verde e "Responsabile" in viola).
Questa sezione aiuta a controllare chi può accedere ai documenti, garantendo una gestione sicura e organizzata delle informazioni.
Tutti i documenti:
Contiene l'elenco completo dei documenti disponibili per l'utente.
Nella pagina Documenti, hai la possibilità di organizzare e visualizzare i tuoi file nel modo che preferisci. Puoi creare layout dettagliati, scegliere se renderli pubblici o privati, applicare più filtri contemporaneamente e molto altro ancora.
Ad esempio, se vuoi tenere sotto controllo i documenti in scadenza, puoi ordinarli in base alla data di scadenza. Ti basta selezionare il filtro sulla colonna corrispondente e ordinarli in ordine crescente, così avrai sempre sotto mano quelli più urgenti.
Se vuoi scoprire tutte le funzionalità delle griglie diGeobadge, puoi consultare questo articolo.
Gruppi di condivisione:
Permette di organizzare i documenti e decidere chi può visualizzarli, assegnandoli a gruppi specifici.
⚠️Attenzione: amministratori e ruoli utente con ruolo base di amministratore mantengono sempre l'accesso a tutti i documenti, anche quando non esplicitamente assegnati al gruppo.
Di default, il sistema prevede diversi gruppi di condivisione per garantire un accesso controllato ai documenti in base ai ruoli e ai permessi assegnati. Ogni gruppo ha regole specifiche che determinano chi può visualizzare e modificare i file, assicurando così una gestione organizzata e sicura delle informazioni.
Di seguito sono riportati i gruppi disponibili:
Lavoratore
Documenti accessibili anche al lavoratore associato.
In questa sezione saranno visibili tutti i documenti di tutti i lavoratori
Responsabile e lavoratore
Documenti visibili sia al Responsabile che al Lavoratore.
Modificabili solo da chi ha i permessi adeguati (es. il Responsabile).
Solo amministratori
Documenti visibili solo agli admin (amministratori e ruoli utente con ruolo base di amministratore).
Per caricare un documento, vedere l'articolo Caricare, associare e condividere un documento.
Per revisionare un documento, vedere l'articolo Revisioni dei documenti e storico delle modifiche.