Processo di approvazione assenze

In questo articolo, viene approfondito nel dettaglio la funzionalità Processo di approvazione assenze. Geobadge permette infatti di gestire le richieste assenza dei lavoratori ed il relativo processo di approvazione in maniera semplice, personalizzata e completamente tracciabile. Grazie a questa funzione, è possibile tenere traccia di ogni richiesta assenza, personalizzare il flusso di approvazione in base alle esigenze dell'azienda e garantire un processo efficiente e trasparente.

Funzionalità del processo di approvazione assenze per il lavoratore

• È possibile inviare richieste di ferie, permessi, legge 104 e qualsiasi altra tipologia di assenza configurata nel vostro account Geobadge direttamente tramite la app Geobadge o attraverso il portale web Geobadge (nell’area riservata del lavoratore, se abilitata).

• È possibile modificare o eliminare eventuali richieste di assenza (solo per richieste non ancora approvate o rifiutate).

• Il lavoratore riceve notifiche via email e notifiche push degli esiti delle richieste effettuate.

• Il lavoratore può visualizzare, direttamente tramite l'app Geobadge o attraverso il portale Geobadge (nell’area riservata del lavoratore, se abilitata), le assenze approvate e rifiutate.

Funzionalità del processo di approvazione assenze per la società

• È possibile configurare uno o più Modelli di approvazione assenze in base alle esigenze della società (anche su più livelli di approvazione).

• L’approvatore della società viene avvisato via email e riceve notifiche push alla ricezione di nuove richieste assenza da parte dei lavoratori.

• L’approvatore della società può approvare o rifiutare le richieste assenza dei lavoratori:

  • nel portale Geobadge attraverso uno dei seguenti percorsi:

    Portale web Geobadge > Home page Geobadge > Elenco da fare

    Portale web Geobadge > Menu Assenze > Calendario assenze

  • direttamente nei cartellini attività (se attivo lo scenario attività) e presenze:

    Portale web Geobadge > Menu Presenze e attività > Riepilogo cartellini attività > Richiamare il lavoratore interessato > Cartellino attività

    Portale web Geobadge > Menu Presenze e attività > Riepilogo cartellini presenze > Richiamare il lavoratore interessato > Cartellino presenze

• L’approvatore può visualizzare, nel portale Geobadge, le assenze approvate e rifiutate.

Modello di approvazione assenze

Geobadge permette di creare uno o più modelli di approvazione assenze configurabili in base alle esigenze della società. Gli step necessari sono:

1.      Creare uno o più livelli di approvazione.

2.      Creare uno o più modelli di approvazione.

Creare uno o più livelli di approvazione

Il Livello di approvazione indica un gruppo di persone che possono approvare, come ad esempio un responsabile, un gruppo di responsabili, utenti specifici, titolare, un singolo utente, ecc. e questo è un passaggio fondamentale nel processo nel quale si chiede il permesso per procedere con l’approvazione di una richiesta.

Tramite i bottoni disponibili in alto a destra è possibile eliminare, modificare o creare livelli:

Parametri livello di approvazione:

• Nome livello: inserire breve descrizione testuale.

• Tipologia livello: selezionare la tipologia livello a scelta tra:

  1. Responsabili: per creare un livello nel quale fanno parte i responsabili, ed è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

     • Devono approvare tutti i responsabili del lavoratore, sia responsabile diretto sia responsabile di un servizio associato al lavoratore.

     • È sufficiente l'approvazione di un responsabile del lavoratore, sia responsabile diretto sia responsabile di un servizio associato al lavoratore.

  2. Amministratori: Per creare un livello destinato agli amministratori, in cui è possibile definire il numero di approvazioni e rifiuti necessari per accettare o respingere una richiesta.

  3. Servizi: la richiesta viene inoltrata esclusivamente ai responsabili dei servizi specifici selezionati, ed è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

     • Devono approvare tutti i responsabili dei servizi selezionati.

     • È sufficiente l'approvazione di un responsabile dei servizi selezionati.

  4. Utenti: la richiesta viene inoltrata ad uno o più utenti selezionati ed è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

     • Devono approvare tutti gli utenti selezionati.

     • È sufficiente l'approvazione di un utente selezionato.

Creare uno o più modelli di approvazione

Il modello di approvazione definisce il processo (flusso) di approvazione delle richieste tramite un elenco ordinato di livelli di approvazione. Tramite i bottoni in alto a destra è possibile Impostare come modello predefinito, eliminare, modificare o creare modelli:

• Imposta un modello di approvazione assenze come predefinito: questa funzionalità consente di definire un modello di approvazione delle assenze come Predefinito (o modello di default). Una volta impostato, tutte le richieste di assenza dei lavoratori seguiranno automaticamente il processo di approvazione previsto da questo modello, a meno che un lavoratore non abbia un modello di approvazione specifico a lui assegnato.
  

• Imposta un modello specifico di approvazione assenze per determinati lavoratori: In Geobadge, non tutti i lavoratori devono necessariamente seguire lo stesso processo predefinito per l'approvazione delle assenze. È quindi possibile creare diversi modelli di approvazione delle assenze, personalizzati in base alle esigenze e una volta creati eventuali nuovi modelli, possono essere assegnati ai lavoratori in due modalità (in base a come si è più comodi):

  1. Nell’anagrafica Rapporto contrattuale (Lavoratore) disponibile in

     Portale web Geobadge > Menu Anagrafiche > Lavoratori > Richiamare il lavoratore interessato > Tab Dati rapporto contrattuale > Modello di approvazione assenze

     

  2. Direttamente nel modello di approvazione disponibile in

     Portale web Geobadge > Menu Setup > Modelli di approvazione > Richiamare il modello interessato > Tab Lavoratori > Gestisci associazioni

     

  Questo significa che per ogni lavoratore è possibile impostare un modello specifico di approvazione delle assenze a seconda di quanto definito nel loro rapporto contrattuale.

Parametri modello di approvazione:

Qui trovi:

1. Tipo approvazione: selezionare Richiesta assenza.

2. Nome modello: inserire una breve descrizione testuale.

3. Livelli di approvazione: selezionare il livello (oppure i livelli se più di uno) coinvolti nel processo di approvazione. Se nel modello vengono coinvolti più livelli è necessario, nell’Elenco ordinato dei livelli, ordinare la priorità prestando attenzione che il primo che compare è il primo che viene applicato (nell’immagine di esempio un modello che prevede 2 livelli, nel primo l’approvazione di almeno un responsabile del lavoratore e successivamente, solo se accettata, l’approvazione dell’ufficio personale).