Valutare le spese dei lavoratori da Gestione spese (amministratore e responsabile)

Visualizzare, approvare o rifiutare le spese dei lavoratori da Gestione spese (amministratore e responsabile)

Gli approvatori devono gestire le richieste spese direttamente nel portale Geobadge. Ogni volta che viene inviata una nuova richiesta, tutti gli utenti coinvolti nel processo ricevono automaticamente una comunicazione via email e una notifica push. Per visualizzare le spese, il relativo stato e procedere con l'approvazione o il rifiuto delle richieste entrare nella funzionalità

⚠️ Importante: prima di gestire le spese è possibile impostare il mese di competenza e la modalità di visualizzazione dalla funzionalità Visualizza per data:

• Visualizza per data documento / viaggio: visualizzazione spese sulla base della data del documento caricato.

• Visualizza per data invio in approvazione: visualizzazione spese sulla base della data in cui il lavoratore ha inviato la richiesta di approvazione.

Per la visualizzazione dei dati all’interno della funzionalità ogni utente del portale web Geobadge può creare il proprio layout (report) utilizzando le Funzionalità griglia dati e sono disponibili i seguenti dati:

1. Descrizione spesa.

2. Data spesa.

3. Data di invio in approvazione.

4. Importo rimborsabile.

5. Valuta.

6. Fornitore, importo rimborsabile, sottocategoria (e altri dati in base alle variabili rese disponibili in Selezione colonne).

7. Stato:

   • Approvata: la spese è stata approvata dall’approvatore.

   • Rifiutata: la spese è stata rifiutata dall’approvatore.

   • Da approvare: la spese è in attesa di approvazione da parte dell’approvatore.

   • Pagata: se la spesa approvata può essere impostata come Pagata.

Selezionare e premere doppio click per modificare i dati di una spesa (se necessario) oppure approvare/rifiutare la richiesta.

È inoltre possibile selezionare la spesa interessata, premere il bottone in alto a destra Modifica per Impostare una spesa come pagata.

Per approvare o rifiutare una Spesa è possibile cliccare sui tre puntini oppure entrare in Modifica:

Azioni Approvazione, Rifiuto o Salva spesa: Per ogni spesa ricevuta l'utente approvatore può eseguire le seguenti azioni:

1. Rifiuta: rifiuto della spesa con la possibilità di inserire eventuali Note pubbliche (visibili anche per gli altri approvatori e al lavoratore) e Note private (visibili solo per gli altri approvatori).

2. Approva: approvazione della richiesta d’assenza con la possibilità di inserire eventuali note pubbliche (visibili anche per gli altri approvatori e al lavoratore) oppure note private (visibili sono per gli altri approvatori).

3. Salva: apportare modifiche correggendo eventuali dati senza modificare la valutazione.

   Non appena la richiesta spesa viene valutata tutti gli utenti coinvolti nel processo riceveranno automaticamente una comunicazione via email e una notifica push con l’esito della richiesta.

Visualizzare, approvare o rifiutare le spese dei lavoratori da Elenco da fare (amministratore e responsabile)

La funzionalità Elenco da fare è disponibile nella home page del portale Geobadge ed è una sezione specifica che raccoglie tutte le attività per le quali l'utente amministratore o responsabile deve intervenire per approvare o rifiutare le richieste (non solo le richieste spese ma anche le richieste assenza e le richieste cambio dispositivo del lavoratore):

Nella sezione Filtra i dati sono disponibili le seguenti funzionalità:

1. Filtro periodo: permette di filtrare i dati per periodo da data a data.

2. Mostra storico: permette di visualizzare anche le richieste già approvate e già rifiutate nel periodo filtrato.

Azioni Approvazione, Rifiuto o Salva spesa: Per ogni spesa ricevuta l'utente approvatore può eseguire le seguenti azioni:

1. Rifiuta: rifiuto della spesa con la possibilità di inserire eventuali Note pubbliche (visibili anche per gli altri approvatori e al lavoratore) e Note private (visibili solo per gli altri approvatori).

2. Approva: approvazione della richiesta d’assenza con la possibilità di inserire eventuali note pubbliche (visibili anche per gli altri approvatori e al lavoratore) oppure note private (visibili sono per gli altri approvatori).

3. Salva: apportare modifiche correggendo eventuali dati senza modificare la valutazione.

   Non appena la richiesta spesa viene valutata tutti gli utenti coinvolti nel processo riceveranno automaticamente una comunicazione via email e una notifica push con l’esito della richiesta.

Se necessario visualizzare, analizzare, modificare o eliminare spese approvate utilizzare la funzionalità Gestione spese lavoratori.