Utenti

Configurare l’utente Geobadge

Un utente può accedere al sistema tramite il portale web Geobadge e la app Geobadge.
Nella sezione utenti, tramite la funzione Filtra i dati, è possibile filtrare l’elenco degli utenti in base alla tipologia di utente (Tutti, utente Personale, Responsabile, Amministratore, Geobadge app e Rilevatore):

Tramite i bottoni disponibili in alto a destra, è possibile modificare, eliminare o creare gli utenti. In fase di creazione (o modifica) di un utente queste sono le sezioni disponibili:

Dati utente

Visualizzazione dei dati della persona (lavoratore) legati all’utente che si sta inserendo o modificando.

Per maggiori informazioni sulla persona, vedere l'articolo Persone.

In questa sezione trovi:

• Invia email di benvenuto: permette di inviare nuovamente l’email di benvenuto nel caso in cui alla persona non sia arrivata, l’abbia cancellata oppure sia scaduto il link Imposta password (email contenente una breve presentazione del servizio, la username di accesso, le istruzioni per eseguire il download della app e il link per impostare la password di accesso).

  Cos’è il link Imposta password?

  Il link fornito nell’email di benvenuto, che il lavoratore deve utilizzare per impostare la prima password di accesso al sistema, è valido per 24 ore. Dopo la scadenza, per ragioni di sicurezza e per garantire la conformità al GDPR, il sistema genera un nuovo link per impostare la password. Per ottenere un nuovo link è possibile:

  1. Amministratore del portale: L'azienda può utilizzare la funzione Invia email di benvenuto dettagliata in questa sezione.

  2. Utente (Lavoratore): Il lavoratore può utilizzare la funzionalità Password dimenticata disponibile sia nel portale Geobadge che nell'app Geobadge.

• Reset password: permette all’amministratore del portale di impostare una nuova password per quell’utente specifico.

• Username e email: riepilogo dei dati inserito al momento della creazione Utente.

• Disabilita accesso: mettere in On nel caso in cui si volesse disabilitare all’utente l’accesso sia nel portale Geobadge che nell’app Geobadge.

Persona

Indica la persona a cui l’utente è collegato e cliccando la Card, Geobadge rimanda alla pagina specifica della persona interessata:

Ruoli

Importante sapere che la modifica dei ruoli dell'utente, se l'utente sta lavorando nel portale Geobadge o usando la app Geobadge, sarà visibile entro 8h. Per ottenere subito le modifiche dei privilegi, l'utente deve disconnettersi e rientrare nel portale o nella app.

Un utente può avere vari ruoli:

Geobadge app

1. Attiva Geobadge app: per abilitare l’utente a timbrare tramite la app Geobadge è necessario alzare il flag Attiva Geobadge app. Non è necessario attivare Geobadge app per i lavoratori che invece inseriranno manualmente le timbrature dal portale web.

2. Permetti accesso su più dispositivi:

   Abbassando questo flag: il portale Geobadge memorizza l’identificativo univoco UUID dello smartphone (o del tablet) da cui viene inviata la prima timbratura in modo tale da impedire che un lavoratore possa comunicare le proprie credenziali ad un altro lavoratore. Dispositivo associato: indica il dispositivo a cui è associata la app Geobadge e quando il lavoratore cambia il proprio smartphone ed installa la app Geobadge sul nuovo dispositivo è necessario premere Abilita nuovo dispositivo per resettare il precedente dispositivo autorizzato. Processo richiesta Abilita nuovo dispositivo dalla app: se un utente Geobadge era già in uso su un dispositivo, e l’utente ha cambiato smartphone (o tablet) e si autentica nella app, non appena inserita la username e la password viene presentato il bottone Richiedi abilitazione per questo dispositivo: La richiesta sarà visibile, esclusivamente per gli utenti amministratori del portale, nella funzionalità Elenco da fare disponibile nella home page Geobadge. Gli amministratori saranno inoltre avvisati con e-mail e notifiche push e questa modalità permette di gestire l'intero processo nell'applicativo, eliminando la necessità di inviare e-mail, messaggi o altre comunicazioni esterne.

   Alzando questo flag: l’utente può utilizzare le proprie credenziali su più dispositivi e questo controllo non sarà più valido.

Rilevazione attività e presenza

Qui trovi:

• Tipi di timbratura abilitati: per ogni utente è possibile impostare quali tipi di timbrature potranno essere inviate: solo di presenza, solo di attività oppure presenze e attività.

  ⚠️Attenzione: le scelte possibili per questa impostazione dipendono da come è stato configurato inizialmente il portale Geobadge in base alle Vostre specifiche esigenze (solo presenze, solo attività, presenze e attività). Il campo sarà precompilato (modificabile solo nel caso in cui lo scenario sia presenze e attività).

• Campi obbligatori invio timbratura di attività: necessario scegliere quali campi rendere obbligatori quando l'utente invia una timbratura di attività tra Servizio e Tipo attività. Se nessuno è obbligatorio, l'utente dovrà sceglierne almeno uno durante l'invio.

  ⚠️Attenzione: le scelte possibili per questa impostazione dipendono da come è stato configurato inizialmente il portale Geobadge in base alle Vostre specifiche esigenze (Scenario attività, Scenario attività e presenze o Scenario presenze).

• Scansione badge del lavoratore: impostando questo dettaglio come Obbliga la scansione per inviare la timbratura l’utente è obbligato ad eseguire la lettura del QR code o del tag NFC che identifica il lavoratore. Questa impostazione è molto utile nella configurazione dell’utente di tipo Responsabile.

• Scansione badge del luogo: questa impostazione determina durante la timbratura, l’obbligo o meno dell’utente specifico della lettura del QR code o del tag NFC che identifica il luogo di lavoro. Questa impostazione è molto utile per semplificare all’utente la selezione del luogo di lavoro nella app.

  1. Usa impostazione predefinita: l’utente per timbrare sarà obbligato/non obbligato a scansionare il QR code o tag NFC in base a quanto impostato nel dettaglio del luogo in

     Portale web Geobadge > Menu Anagrafiche > Luoghi

  2. Obbliga la scansione: l’utente per timbrare sarà obbligato a scansionare il QR code o tag NFC del luogo indipendentemente da quanto impostato nel dettaglio del luogo.

  3. Disattiva la scansione: l’utente per timbrare non dovrà mai scansionare il QR code o tag NFC del luogo indipendentemente da quanto impostato nel dettaglio del luogo.

     ⚠️Attenzione: questa impostazione eseguita sull’utente ha priorità sui parametri del luogo disponibili in:

     Portale web Geobadge > Menu Anagrafiche > Luoghi

• Validazione posizione geografica timbratura: Questa impostazione determina se l’utente dovrà attivare il localizzatore (GPS) durante la timbratura o meno.

  1. Usa impostazione predefinita: l’utente dovrà attivare o disattivare il GPS in base alla configurazione del luogo disponibile nel Portale web Geobadge > Menu Anagrafiche > Luoghi.

  2. Disattiva: la geolocalizzazione non è richiesta per la timbratura dell'utente. Le coordinate geografiche non saranno trasmesse.

  3. Attiva se disponibile: se il lavoratore ha il GPS acceso e c’è segnale nel momento in cui timbra, la timbratura arriva al portale con il dettaglio in area o fuori area. Se il lavoratore dovesse avere il GPS spento o non dovesse esserci segnale, la timbratura arriva al portale senza geolocalizzazione.

  4. Obbligatoria: se il lavoratore ha il GPS acceso e c’è segnale nel momento in cui si timbra, la timbratura arriva al portale con il dettaglio in area o fuori area. Se il lavoratore dovesse avere il GPS spento o non dovesse esserci segnale, la app Geobadge blocca la timbratura e non viene inviato alcun dato al portale web.

     ⚠️Attenzione: questa impostazione sull’utente ha priorità su quelle configurate per il luogo in:

     Portale web Geobadge > Menu Anagrafiche > Luoghi

• Timbratura manuale: abilitandola, l’utente può inviare dalla propria app timbrature specificando manualmente la data e l'ora.

  ⚠️Attenzione: questa funzionalità è molto utile per permettere al lavoratore l’invio di timbrature in caso di dimenticanze, sempre utilizzando la app Geobadge e senza dover utilizzare altri strumenti come per esempio messaggi, fogli cartacei o telefonate.

  Impostando un valore nel campo Ore massime successive (come per esempio 8) potrebbero arrivare nel sistema timbrature future all’orario attuale.

  
  

• Visualizza timbrature Geobadge app: attivando questa impostazione, lo storico delle timbrature sarà visibile nella app Geobadge.

• Visualizza timbrature Geobadge: attivando questa impostazione, lo storico delle timbrature sarà visibile in Geobadge.

• Cartellino in sola lettura: attivando questa impostazione, l'utente non potrà modificare o cancellare le timbrature, né creare nuovi cartellini. Questa funzionalità vale per l’utente lavoratore, per l’utente Responsabile (in questo caso non potranno modificare i cartellini dei servizi e/o dei lavoratori che gestiscono) e per l’utente Amministratore.

Condivisione accesso

Questa funzionalità permette ad utenti esterni di accedere a Geobadge tramite un invito ed utilizzare Geobadge identificandosi con le credenziali fornite nell'invito.

⚠️Attenzione: l’utente esterno avrà gli stessi ruoli, impostazioni e diritti di autenticazione dell’utente che ha creato l’invito.

Per invitare un utente esterno selezionare il tab Condivisione accesso, preme il bottone Invita ed inserire l’indirizzo email al quale verrà inviato l’invito per l’utilizzo del portale web.

Accettare il primo invito all’utilizzo del portale Geobadge (Utente esterno)

Non appena eseguito l’invito l’utente esterno riceve un’email per Configurare il primo accesso:

1. Premere il bottone inserito nell’email Accetta l’invito.

2. Per configurare il primo accesso accedere alla funzione Non ho un account:
   

3. Inserire i dati richiesti dal sistema username, password e conferma password e premere Crea account e accetta invito per confermare la creazione dell’Utente esterno:
   

4. Confermata la creazione dell’utente esterno, nella home page Geobadge, sarà presente l’elenco degli account gestiti:
   

Accettare altri inviti all’utilizzo del portale Geobadge (Utente esterno)

Per gli inviti successivi, inserire direttamente username e password nella maschera di invito:

Modificare, eliminare o disabilitare un utente

Per modificare o eliminare un utente entrare in

1. Modificare: entrare nell’anagrafica utente interessato e apportare le modifiche necessarie.

   ⚠️Attenzione: importante sapere che la modifica dei ruoli dell'utente, se l'utente sta lavorando nel portale o usando la app Geobadge, sarà visibile entro 8h. Per ottenere subito le modifiche dei privilegi, l'utente deve disconnettersi e rientrare in Geobadge o nella app. Tutte le modifiche riguardanti altre impostazioni:

   • Sono immediate nel portale Geobadge.

   • Sono visibili nella app Geobadge non appena interrogati i Server (invio di una timbratura, di una richiesta, ecc.)

   • Sono visibili nell’immediato nella app Geobadge aggiornando la configurazione (App Geobadge > Icona lampadina al centro dell’orologio > Aggiorna configurazione).

2. Eliminare: dall’elenco utenti selezionare l’utente e cliccare il bottone Elimina in altro a destra.

3. Disabilitare: entrare nell’anagrafica utente interessato e impostare On la funzione Disabilita accesso per fare in modo che l’utente non potrà più accedere al portale Geobadge e/o alla app Geobadge.