Modulo Documenti

Gestione documenti tramite portale web Geobadge

Il modulo Documenti permette di gestire i documenti relativi ai rapporti contrattuali dei lavoratori, delle aziende, dei clienti e dei servizi. Tra i file gestiti rientrano più di 55 tipi documenti, come carte d’identità, permessi di soggiorno, attestati, contratti di lavoro, comunicazioni aziendali, ecc.

Questa funzione è disponibile esclusivamente sul portale web hr.geobadge.com e non tramite l’app.

Il modulo documenti consente di caricare, visualizzare, cercare, scaricare e condividere i documenti gestiti, in base al gruppo di condivisione di appartenenza. Questa organizzazione permette di mantenere un accesso sicuro e strutturato ai documenti aziendali.

Questa schermata consente di gestire e organizzare i documenti in base ai gruppi di condivisione.

Le principali funzionalità visibili includono:

• Tutti i documenti: un'area che raccoglie tutti i file disponibili nel sistema.

• Gruppi di condivisione: elenchi personalizzati di utenti che hanno accesso a specifici documenti. Ogni gruppo è identificato da un nome e dai ruoli assegnati (es. Lavoratori, Responsabili e Lavoratori, Solo Admin e Gestori). Le etichette colorate identificano i ruoli che possono accedere ai documenti (es. "Lavoratore" in verde e "Responsabile" in viola).

• Pulsante "Modifica gruppi": consente di gestire e modificare le impostazioni dei gruppi di condivisione.

Questa sezione aiuta a controllare chi può accedere ai documenti, garantendo una gestione sicura e organizzata delle informazioni.

Tutti i documenti:

Contiene l’elenco completo dei documenti disponibili per l’utente.

Nella pagina Documenti, hai la possibilità di organizzare e visualizzare i tuoi file nel modo che preferisci. Puoi creare layout dettagliati, scegliere se renderli pubblici o privati, applicare più filtri contemporaneamente e molto altro ancora.

Ad esempio, se vuoi tenere sotto controllo i documenti in scadenza, puoi ordinarli in base alla data di scadenza. Ti basta selezionare il filtro sulla colonna corrispondente e ordinarli in ordine crescente, così avrai sempre sotto mano quelli più urgenti.

Se vuoi scoprire tutte le funzionalità delle griglie di Geobadge, puoi consultare questo articolo.

Gruppi di condivisione:

Permette di organizzare i documenti e decidere chi può visualizzarli, assegnandoli a gruppi specifici.

⚠️Attenzione: amministratori e gestori del portale mantengono sempre l'accesso a tutti i documenti, anche quando non esplicitamente assegnati al gruppo.

Di default, il sistema prevede diversi gruppi di condivisione per garantire un accesso controllato ai documenti in base ai ruoli e ai permessi assegnati. Ogni gruppo ha regole specifiche che determinano chi può visualizzare e modificare i file, assicurando così una gestione organizzata e sicura delle informazioni.

Di seguito sono riportati i gruppi disponibili:

• Lavoratore

  • Documenti accessibili anche al lavoratore associato.

  • In questa sezione saranno visibili tutti i documenti di tutti i lavoratori.

• Responsabile e lavoratore

  • Documenti visibili sia al Responsabile che al Lavoratore.

  • Modificabili solo da chi ha i permessi adeguati (es. il Responsabile).

• Solo amministratori e gestori del portale

  • Documenti visibili solo agli admin (amministratori e gestori del portale).

Modificare i Gruppi di condivisione:

Creare nuovi Gruppi di condivisione:

• Descrizione: inserire il nome del gruppo che si sta creando

• Ruoli: Gli utenti che posseggono i ruoli scelti avranno accesso ai documenti di questo gruppo e riceveranno le eventuali notifiche di condivisione.

• Sola lettura: permette di creare un gruppo di condivisione in cui gli utenti assegnati possono solo visualizzare i documenti, senza la possibilità di modificarli o crearne di nuovi all'interno del gruppo.

  Quando l'opzione è attiva, il gruppo diventa limitato alla sola lettura, garantendo che i contenuti rimangano invariati. Se l'opzione è disattiva, gli utenti con accesso potranno modificare o aggiungere documenti.

Per caricare un documento, vedere l'articolo Caricare, associare e condividere un documento.

Per revisionare un documento, vedere l'articolo Revisioni dei documenti e storico delle modifiche.