Licenza lite - Modulo documenti

Il Modulo Documenti di Geobadge è uno strumento avanzato per la gestione centralizzata dei file aziendali. Permette di archiviare, organizzare, condividere e monitorare i documenti in modo sicuro ed efficiente, facilitando l’accesso alle informazioni per utenti con ruoli e permessi specifici.

Il modulo è disponibile in due versioni:

• Licenza Full: offre tutte le funzionalità avanzate, inclusa la gestione completa delle revisioni, la cronologia delle visualizzazioni e la configurazione avanzata dei gruppi di condivisione.

• Licenza Lite: fornisce un accesso semplificato con funzionalità essenziali per la gestione e l’archiviazione dei documenti.

Qui per maggiori informazioni: Documenti: licenza lite VS licenza full

Introduzione documenti

La sezione Documenti consente di caricare, visualizzare e condividere documenti relativi a Persone, Aziende, Clienti e Servizi.
Oltre alla gestione dei documenti, è possibile organizzarli in gruppi di condivisione per garantire l'accesso solo agli utenti autorizzati.

⚠️Attenzione: nella versione lite è disponibile un solo gruppo di condivisione. Gli altri gruppi sono in sola lettura, quindi non è possibile caricare né condividere documenti al loro interno.

• Tutti i documenti: cartella che raccoglie tutti i documenti caricati, sia quelli condivisi che quelli privati.

• Gruppi di condivisione: permettono di organizzare i documenti in base ai ruoli degli utenti, garantendo l’accesso solo ai membri del gruppo corrispondente.

  ⚠️Attenzione: nella versione lite l'unico gruppo attivo è Lavoratori: tutti gli utenti con il ruolo "Lavoratore" potranno visualizzare i documenti condivisi in questo gruppo.

Caricare un documento

Per poter caricare un nuovo documento, selezionare la cartella Tutti i documenti, cliccare Crea e compilare i dati richiesti.

• Tipo documento: nella versione lite, l'unica categoria disponibile è "Altro". Per accedere ad altre categorie, è necessario aggiornare alla versione full.

• Nome documento: nome con cui verrà salvato il documento.

• Entità associata: definire a quale entità il documento è associato. Le opzioni disponibili sono:

  • Non selezionato: il documento sarà visibile a tutti i lavoratori (essendo l'unico gruppo di condivisione nella versione Lite).

  • Persona: documento legato a un individuo (es. Carta d'identità)

  • Azienda: documento relativo a un'azienda (es. DURC)

  • Cliente: documento associato a un cliente (es. Contratto di fornitura)

  • Servizio: documento relativo a un servizio (es. Contratto d'appalto)

• Persona associata: specificare la persona fisica o giuridica a cui il documento fa riferimento.

• Gruppo di condivisione (facoltativo):

  • Se lasciato vuoto, il documento non sarà condiviso e sarà visibile solo nella cartella "Tutti i documenti".

  • Selezionando il gruppo "Lavoratori", il documento sarà accessibile a tutti gli utenti con il ruolo "Lavoratore".

• Numero documento (facoltativo): codice identificativo del documento.

• Ente rilascio (facoltativo): ente che ha emesso il documento (es. il comune nel caso di carta d'identità)

• Data documento (facoltativo): data di emissione del documento.

• Data inizio / fine validità: periodo di validità del documento.

• Allegati (facoltativo): eventuali file allegati al documento.

Una volta compilati tutti i campi richiesti, cliccare su Crea in alto a destra.

⚠️Attenzione: dopo la creazione, il documento non viene immediatamente condiviso, ma rimane in modalità bozza (interno). Per condividerlo con il gruppo selezionato, è necessario cliccare su Condividi in alto a destra."

Caricare un documento dall'anagrafica specifica

Con Geobadge puoi caricare documenti anche direttamente dall’anagrafica specifica.

Questa funzionalità è disponibile nelle seguenti anagrafiche:

• Persone

• Azienda

• Cliente

• Servizi

• Lavoratori

Quando carichi un documento da una di queste sezioni, i campi Entità associata e quello relativo all'azienda, servizio, cliente, persona o rapporto contrattuale associato saranno già precompilati e non modificabili, rendendo il processo più rapido e preciso.

Condividere il documento

Come anticipato, dopo il caricamento del documento è necessario cliccare su Condividi per renderlo accessibile al gruppo selezionato (nella versione Lite, l'unico gruppo disponibile è Lavoratori).

Una volta condiviso, il documento sarà visibile agli utenti appartenenti al gruppo di condivisione associato all'entità selezionata.

È possibile verificare lo stato del documento (Condiviso / Non condiviso) nella cartella Tutti i documenti.

Eliminare o modificare un documento

Dalla sezione delle azioni in alto a destra, dopo aver selezionato il documento desiderato, è possibile modificarlo o eliminarlo.

• Eliminare: è un'operazione definitiva e irreversibile. Una volta eliminato, il documento non potrà essere recuperato.

• Modifica: la funzione di modifica consente di creare una nuova revisione del documento (ad esempio, nel caso di un rinnovo del permesso di soggiorno).

  ⚠️Attenzione: la cronologia delle revisioni è disponibile solo nella versione full del modulo.

Salvare layout personalizzati

Nella pagina Documenti, hai la possibilità di organizzare e visualizzare i tuoi file nel modo che preferisci. Puoi creare layout dettagliati, scegliere se renderli pubblici o privati, applicare più filtri contemporaneamente e molto altro ancora.

Ad esempio, se vuoi tenere sotto controllo i documenti in scadenza, puoi ordinarli in base alla data di scadenza. Ti basta selezionare il filtro sulla colonna corrispondente e ordinarli in ordine crescente, così avrai sempre sotto mano quelli più urgenti.

Se vuoi scoprire tutte le funzionalità delle griglie di Geobadge, puoi consultare questo articolo.

Per passare alla licenza full, scrivere una mail a supporto@geobadge.com!