Calendario appuntamenti (lavoratori)

Quando un lavoratore viene assegnato a una richiesta, Geobadge genera automaticamente un appuntamento per quella persona. Questo appuntamento, visibile nei calendari attività, rappresenta a tutti gli effetti l’impegno operativo del lavoratore per quella specifica attività.

Per visualizzare gli appuntamenti, Geobadge mette a disposizione due calendari, che offrono due prospettive complementari della pianificazione:

• Calendario appuntamenti (dettagli ordini): mostra i dettagli ordine disposti in riga, con i relativi appuntamenti associati. In questa vista è possibile consultare rapidamente quali lavoratori sono stati assegnati a ciascuna richiesta.

• Calendario appuntamenti (lavoratori): mostra i lavoratori disposti in riga, ognuno con i propri appuntamenti. È una vista orientata alla gestione delle risorse, utile per capire quando e su quali attività ogni lavoratore è impegnato.

Calendario appuntamenti (lavoratori)

Il Calendario appuntamenti (lavoratori) offre una vista organizzata delle attività pianificate a partire dalle risorse coinvolte. Ogni riga corrisponde a un lavoratore e mostra, giorno per giorno, gli appuntamenti generati automaticamente in base alle richieste a cui è stato assegnato.

Questa vista è particolarmente utile per avere una panoramica immediata dell’operatività di ciascun lavoratore, facilitando la gestione delle risorse e l’ottimizzazione della pianificazione.

Azioni Calendario appuntamenti

Il Calendario appuntamenti offre diverse funzionalità operative, pensate per facilitare la gestione e il controllo delle attività assegnate ai lavoratori.

• Azioni generali:

  • Personalizzazione calendario: consente di gestire la visualizzazione del tag dell’orario teorico nel calendario. Il tag è disponibile solo per rapporti contrattuali con un orario teorico indicato. Questa impostazione aiuta a evidenziare i casi in cui l’orario teorico non è ancora coperto da appuntamenti.

  • Personalizzazione appuntamenti: permette di configurare la vista del calendario in base alle proprie preferenze. È possibile scegliere cosa visualizzare (es. ordine, dettaglio ordine, orario, ecc.) e come visualizzarlo, rendendo la consultazione più chiara in base alle proprie esigenze operative.

  • Calcola warning: consente di controllare eventuali anomalie come sovrapposizioni di appuntamenti, conflitti di pianificazione o incongruenze legate alla presenza dei lavoratori, aiutando a individuare eventuali errori.

• Azioni specifiche sull'appuntamento:

  • Modifica appuntamenti: offre la possibilità di intervenire sull’appuntamento già creato, modificandone ad esempio l’orario, per adattarlo a nuove esigenze operative.

  • Sostituisci lavoratore: consente di sostituire il lavoratore assegnato a un appuntamento, mantenendo invariata la richiesta. Utile in caso di assenza o indisponibilità dell’operatore inizialmente previsto.

  • Modifica richiesta: permette di intervenire direttamente sulla richiesta collegata all’appuntamento in una specifica giornata. È possibile modificare parametri come il numero di lavoratori necessari, l’orario previsto o altri dettagli.

• Azioni specifiche sul lavoratore:

  • Assegna a richieste: permette di selezionare un periodo visualizzare le richieste disponibili in cui il lavoratore potrebbe essere inserito. Da qui è possibile creare direttamente un nuovo appuntamento.

  • Vai al rapporto contrattuale: apre direttamente l’anagrafica del rapporto contrattuale del lavoratore.

  • Vai al cartellino completo: consente di accedere al cartellino completo del lavoratore, con tutte le timbrature registrate su servizi, commesse e centri di costo.

  • Vai al calendario appuntamenti: mostra il calendario degli appuntamenti specifici del lavoratore selezionato, offrendo una vista dedicata sulla sua pianificazione.

Azioni generali

Personalizzazione calendario

Questa funzionalità permette di decidere se e quando visualizzare l’orario teorico dei lavoratori all’interno del calendario appuntamenti.

Le opzioni disponibili sono:

• Mostra sempre: l’orario teorico viene sempre visualizzato, indipendentemente dalla copertura o meno.

• Mostra solo se scoperto: l’orario teorico viene mostrato solo nei giorni in cui non è coperto da appuntamenti

• Nascondi: l’orario teorico non viene visualizzato.

Personalizzazione appuntamenti

La funzionalità di personalizzazione appuntamenti consente di definire quali informazioni visualizzare all’interno dei blocchi appuntamento nel calendario e come mostrarle.

Ogni "blocchetto" (cioè ogni appuntamento visualizzato) può essere configurato in base alle esigenze operative, scegliendo quali dati mostrare, in che ordine, se visualizzarli in grassetto e se attivare il testo a capo per una migliore leggibilità.

La configurazione è completamente personalizzabile e può essere modificata in qualsiasi momento. Una volta definite le preferenze, è sufficiente cliccare su Salva per applicare le modifiche.

Calcola warning

Come per il Calendario richieste e il Calendario appuntamenti (dettagli ordine), anche nel Calendario appuntamenti (lavoratori) è presente la funzionalità di Calcola warning.

Grazie a questo strumento il sistema analizza gli appuntamenti presenti nel periodo attualmente visualizzato a calendario. Le eventuali anomalie rilevate vengono evidenziate in giallo.

È possibile cliccare direttamente sull'appuntamento interessato per aprire il dettaglio dell'anomalia: qui vengono mostrate le motivazioni dell’errore, facilitando l’individuazione e la correzione del problema.

Azioni specifiche sull'appuntamento

Cliccando sull'appuntamento è possibile apportare le seguenti modifiche:

Modifica appuntamento

La funzione Modifica appuntamento ti consente di intervenire direttamente su uno o più appuntamenti già pianificati, modificandone ad esempio l’orario o il lavoratore assegnato.
Dopo aver effettuato la modifica, cliccare in alto a destra su Modifica oppure su Modifica e propaga a seconda della modalità scelta.

• Modifica appuntamento: permette di modificare solo l'appuntamento selezionato.
  Es. per quella specifica giornata, l'orario è stato posticipato di un'ora.

• Modifica e propaga: permette di applicare le modifiche anche ad altri appuntamenti in un intervallo di tempo.

  ⚠️Attenzione: è possibile propagare le modifiche solo agli appuntamenti dello stesso lavoratore.

Dopo aver cliccato su Modifica e propaga, compilare i seguenti parametri:

• Lavoratore dell'appuntamento: il nome del lavoratore assegnato all’appuntamento selezionato viene riportato automaticamente.

• Modalità di propagazione: questa impostazione definisce come applicare le modifiche:

  • Prima opzione (sovrascrivi): i dati dell'appuntamento selezionato verranno sovrascritti da quelli nuovi.

  • Seconda opzione (mantieni variazioni di orario e durata): verranno applicate solo le variazioni di orario o di durata apportate all'appuntamento principale.
    Esempio: se l'appuntamento principale viene spostato di un’ora, anche tutte gli appuntamenti selezionati saranno spostati di un’ora; se la durata viene modificata di 30 minuti, la stessa variazione sarà applicata agli altri.
    Questa modalità è utile quando gli appuntamenti hanno orari diversi ma devono subire lo stesso tipo di modifica.

• A quali appuntamenti vuoi propagare le modifiche?: selezionare la prima opzione per propagare la modifica all'appuntamento di partenza e successivi, selezionare la seconda per definire un intervallo di date personalizzato.

• Scegli le fasce: selezionare manualmente le fasce orarie per cui applicare le modifiche.

Sostituisci lavoratore

Questa funzionalità ti consente di proseguire con la sostituzione del lavoratore. In questo caso cliccare Sostituisci lavoratore e selezionare il lavoratore che lo sostituirà.

• Sostituisci: la sostituzione avverrà solo per quel giorno.

• Sostituisci e propaga: consente di automatizzare la sostituzione su un periodo personalizzato.

Modifica richiesta

Questa opzione permette di intervenire direttamente sulla richiesta collegata a un appuntamento in una giornata specifica. È possibile modificare parametri come il numero di lavoratori necessari, l’orario previsto o altri dettagli. È particolarmente utile quando, nonostante l’appuntamento sia già pianificato, il cliente richiede variazioni per una giornata specifica.

Modificare i campi interessati e, dopo aver effettuato la modifica, cliccare in alto a destra su Modifica oppure su Modifica e propaga a seconda della modalità scelta.

• Modifica richiesta: permette di modificare solo la richiesta dell''appuntamento selezionato.
  Es. per quella specifica giornata, l'orario è stato modificato.

• Modifica e propaga: permette di applicare le modifiche anche ad altre richieste in un intervallo di tempo.

  

  • Allinea appuntamenti: tutti gli appuntamenti vengono automaticamente aggiornati in base alle modifiche effettuate sulla richiesta. 

  • Modalità di propagazione: questa impostazione definisce come applicare le modifiche alle richieste selezionate.

    • Sovrascrivi: i dati delle richieste selezionate verranno sovrascritti da quelli nuovi.

    • Mantieni variazioni di orario e durata: verranno applicate solo le variazioni di orario o di durata apportate alla richiesta principale.
      Esempio: se la richiesta principale viene spostata di un’ora, anche tutte le richieste selezionate saranno spostate di un’ora; se la durata viene modificata di 30 minuti, la stessa variazione sarà applicata alle altre richieste.
      Questa modalità è utile quando le richieste hanno orari diversi ma devono subire lo stesso tipo di modifica.

  • A quali richieste vuoi propagare le modifiche?: selezionare la prima opzione per propagare la modifica alla richiesta di partenza e successive, selezionare la seconda per definire un intervallo di date personalizzato.

  • Scegli le fasce: selezionare manualmente le fasce orarie per cui applicare le modifiche.

Azioni specifiche sul lavoratore

Cliccando sui tre puntini in corrispondenza del lavoratore è possibile eseguire le seguenti azioni:

Assegna a richieste

Questa funzionalità permette di selezionare un periodo visualizzare le richieste disponibili in cui il lavoratore potrebbe essere inserito. Da qui è possibile creare direttamente un nuovo appuntamento.

• Periodo: selezionare l’intervallo di date di interesse per visualizzare le richieste non ancora coperte in cui il lavoratore può essere assegnato.

• Riepilogo periodo assegnato: riepilogo giornaliero della situazione del lavoratore nel periodo selezionato, con indicazione delle ore da assegnare, l'orario teorico, le ore assegnate e le eventuali ore di assenza.

  Questa tabella aiuta a valutare la disponibilità del lavoratore prima dell’assegnazione.

• Richieste trovate: riepilogo delle richieste presenti nel periodo selezionato e non ancora coperte. Selezionare quella interessata, cliccare Crea appuntamento e, prima di Conferma, indicare se si vuole attivare la verifica automatica dell'appuntamento e l'invio della notifica al lavoratore.

Vai al rapporto contrattuale

Questa opzione funge da scorciatoia per accedere direttamente all’anagrafica del rapporto contrattuale del lavoratore selezionato.
È utile per consultare o modificare rapidamente i dati contrattuali senza dover uscire dal calendario.

Vai al cartellino completo

Questa opzione consente di accedere al cartellino completo del lavoratore selezionato.
All’interno sono visibili tutte le timbrature suddivise per servizi, commesse e centri di costo, offrendo una panoramica completa dell’attività svolta.

Vai al calendario appuntamenti

Questa opzione apre il calendario degli appuntamenti del lavoratore selezionato, offrendo una vista dedicata alla sua pianificazione.
È la stessa visualizzazione disponibile per il lavoratore nella sua app.

Filtra dati

Per facilitare la ricerca degli appuntamenti, l'assegnazione dei lavoratori o, più in generale, l'utilizzo dello strumento Calendario appuntamenti, Geobadge mette a disposizione diversi filtri che possono essere utilizzati contemporaneamente.

Filtri periodo

Anche in questo calendario è possibile utilizzare i filtri periodo per selezionare l’intervallo temporale su cui lavorare.

Sono disponibili tre modalità di selezione:

• Mensile: questa opzione consente di visualizzare l’intero mese. Le giornate sono disposte orizzontalmente, e si può scorrere la barra per visualizzare le diverse settimane. Per passare al mese precedente o successivo, utilizzare le frecce posizionate in alto a destra del calendario.

• Settimanale: mostra una settimana alla volta, ideale per avere una visualizzazione più chiara e dettagliata degli appuntamenti. Anche qui, è possibile navigare tra le settimane usando le frecce in alto a destra.

• Periodo personalizzato: utile quando si vuole lavorare su un periodo specifico, diverso da una settimana o un mese intero. Dopo aver selezionato questa modalità, cliccare sull’icona del calendario per scegliere manualmente la data di inizio e fine del periodo desiderato.

Filtri globali

Come in altre sezioni di Geobadge, anche nel Calendario appuntamenti sono presenti i filtri globali in alto a destra dello schermo. Una volta impostati, rimarranno attivi anche se si cambia pagina.

Si può filtrare per:

• Aziende

• Clienti

• Servizi

• Rapporti contrattuali

Filtra i dati

Oltre ai filtri globali, Geobadge offre anche dei filtri specifici per il Calendario appuntamenti, utili per gestire al meglio i dati visualizzati.

• Lavoratori appuntamenti: permette di visualizzare i lavoratori in base alla presenza o meno di appuntamenti nel periodo selezionato nel calendario.

  • Tutti: mostra tutti i lavoratori, con o senza appuntamenti.

  • Solo senza appuntamenti: mostra solo i lavoratori che non hanno alcun appuntamento nel periodo visualizzato.

  • Solo con appuntamenti: mostra solo i lavoratori che hanno almeno un appuntamento nel periodo visualizzato.

• Lavoratori warning: questo filtro consente di visualizzare i lavoratori in base alla presenza di eventuali warning (segnalazioni) sugli appuntamenti.

  • Tutti: per visualizzare tutti i lavoratori con o senza appuntamenti con warning.

  • Solo senza warning: mostra solo i lavoratori che non presentano alcun appuntamento con warning nel periodo visualizzato.

  • Solo con warning: mostra solo i lavoratori che presentano almeno un appuntamento con warning nel periodo visualizzato.

• Lavoratori teorico: questo filtro consente di visualizzare solo i lavoratori in base alla copertura del loro orario teorico nel periodo selezionato.

  • Tutti: mostra tutti i lavoratori, indipendentemente dalla copertura dell’orario teorico.

  • Solo senza teorico scoperto: mostra solo i lavoratori il cui orario teorico è completamente coperto da appuntamenti nel periodo selezionato.

  • Solo con teorico scoperto: mostra solo i lavoratori che hanno una copertura parziale o assente del loro orario teorico.

• Lavoratori percentuale: questo filtro consente di visualizzare i lavoratori in base alla percentuale di ore assegnate rispetto al loro orario teorico settimanale.

  • Tutti: mostra tutti i lavoratori, indipendentemente dalla percentuale di ore assegnate.

  • > 100%: mostra solo i lavoratori che superano l’orario teorico (es. assegnati per più ore rispetto al previsto).

  • < 100%: mostra solo i lavoratori sotto l’orario teorico, ovvero con una pianificazione parziale.

  • = 100%: mostra solo i lavoratori perfettamente allineati all’orario teorico.

  • ≠ 100%: mostra solo i lavoratori non esattamente allineati all’orario teorico (sia sotto che sopra).

  • = 0%: mostra solo i lavoratori senza alcuna assegnazione nel periodo selezionato.

  • > 0%: mostra solo i lavoratori che hanno almeno un’assegnazione.